Regler för ISO-certifiering

1. Introduktion

AgR Certification är ett privat aktiebolag ackrediterat av SWEDAC för certifiering enligt de internationella standarderna SS-EN ISO 9001, 14001 och 45001. Dessa regler gäller för all ackrediterad certifieringsverksamhet som utförs av AgR Certification.

• AgR erbjuder certifiering av ledningssystem. Certifieringen omfattar endast organisationens ledningssystem och inte dess produkter eller tjänster.
• Alla företag och organisationer har tillgång till AgR:s tjänster på lika villkor. AgR tillämpar inga former av diskriminering inom ramen för sin ackreditering.
• AgR:s verksamhet finansieras enbart genom kundbetalningar. Bolaget har en gällande ansvarsförsäkring.
• AgR garanterar full konfidentialitet under hela revisionsuppdraget. Undantag görs endast om utlämnande av information krävs enligt lag eller av SWEDAC.

2. Certifiering & certifikat

Efter avslutad revision ska kunden analysera orsaken till identifierade avvikelser samt beskriva genomförda eller planerade korrigeringar och korrigerande åtgärder. Bevis på dessa åtgärder ska skickas till AgR inom 12 veckor efter revisionen. De inskickade uppgifterna granskas för att bedöma om åtgärderna är godtagbara och om de haft avsedd effekt.

Om en eller flera stora avvikelser identifieras utfärdas inget certifikat förrän avvikelserna är korrigerade och, vid behov, en kompletterande revision har genomförts. När det genom certifieringsrevision verifierats att ledningssystemet uppfyller aktuell standard och kunden förbinder sig att följa kraven, kan certifikat utfärdas.

Certifikatets omfattning (scope) kan begränsas till ett visst verksamhetsområde eller en specifik avdelning. Om så sker ska kunden informeras och revisionsteamet förklara innebörden av begränsningen. Kunden kan ansöka om att utöka sitt scope, vilket kräver en ny bedömning av de tillkommande delarna.
Ett certifikat gäller i tre år under förutsättning att kraven i detta dokument och aktuella standarder fortsatt uppfylls. Resultaten från revisioner ligger till grund för beslut om fortsatt giltighet. Uppföljningsrevisioner ska genomföras minst en gång per kalenderår, eller oftare om kunden önskar. Avvikelser ska vara åtgärdade inom 12 veckor.

Om korrigeringar inte godkänns inom utsatt tid skickar AgR ett brev till kunden med krav på kompletteringar för att undvika återkallelse av certifikatet. Om kunden fortsatt inte visar godtagbara korrigeringar skickas ett återkallelsesbrev. Vid uppföljningsrevision bedömer AgR ledningssystemets effektivitet utifrån dess förmåga att uppnå mål och förväntade resultat.

Recertifiering sker vart tredje år. Certifikatet är giltigt endast inom ramen för gällande revision. Om AgR får kännedom om att en certifierad organisation är föremål för myndighetsingripanden kan certifieringsprocessen avbrytas eller certifikatet återkallas. Både AgR och kunden kan säga upp överenskommelsen om certifiering.

Certifikat får inte överlåtas. Den certifierade organisationen har rätt att i kommunikation, marknadsföring och annan dokumentation hänvisa till sitt certifikat, under förutsättning att detta sker i enlighet med dessa regler. Budskapet får inte ge intryck av att produkter eller tjänster i sig är certifierade. Felaktig eller missvisande användning av AgR:s certifieringsmaterial eller namn är förbjuden och kan leda till rättsliga åtgärder. I fall av otillåten eller vilseledande användning av certifiering kommer AgR att kontakta organisationen, kräva rättelse och vid behov publicera organisationens namn på sin webbplats.

3. Certifieringslogo

AgR:s certifierings- och ackrediteringslogotyp får inte användas på produkter, produktförpackningar, medföljande information, provrapporter, kalibreringsbevis, inspektionsrapporter eller andra certifikat.
Logotypen får endast användas tillsammans med certifierade organisationens namn, och får inte tolkas som att en produkt, process eller tjänst är certifierad.

Logotypen innehåller tillämplig standard för det certifierade ledningssystemet (kvalitet, miljö eller arbetsmiljö). AgR vidtar åtgärder vid missbruk av logotyp eller certifieringsmärke. Kunder får ange att de har ett certifierat ledningssystem på produktförpackningar eller i medföljande information, under följande förutsättningar:

• Uttalandet får inte antyda att produkten, processen eller tjänsten är certifierad.
• Uttalandet ska innehålla: organisationens namn, typ av ledningssystem och tillämplig standard samt hänvisning till att systemet är certifierat av AgR Certification

Produktförpackning definieras som det som kan tas bort utan att produkten skadas. Medföljande information avser separat eller löst sittande dokumentation. Etiketter och identifikationsskyltar betraktas som en del av produkten

4. Register över certifikatsinnehavare

Register över AgR:s kunder finns på https://www.iafcertsearch.org

5. Certifikatsinnehavarens skyldigheter

För att erhålla och behålla ett certifikat förbinder sig den certifierade organisationen att:

• Upprätta, dokumentera och underhålla det ledningssystem som certifierats.
• Ge revisionsteamet, inklusive tekniska experter eller representanter från SWEDAC vid behov, tillträde till lokaler och anläggningar som omfattas av certifikatet.
• Möjliggöra revisioner med kort varsel, inklusive oannonserade besök, om det krävs för att utreda klagomål eller följa upp återkallade certifikat.
• Tillhandahålla en eller flera guider under revisionen. Dessa får inte lämna revisionsteamet ensamma i anläggningen.
• Säkerställa att ansvarig personal finns tillgänglig under revisionen och kan bistå med nödvändig information och dokumentation.
• Informera revisionsteamet om alla förändringar eller händelser som kan påverka bedömningen.
• Dokumentera och bevara alla klagomål, reklamationer och vidtagna korrigerande åtgärder som rör det certifierade ledningssystemet, samt kunna uppvisa denna dokumentation på begäran.
• Tillhandahålla bevis på beslut och kommunikation som rör uppfyllande av krav i standarder eller andra normativa dokument, om AgR begär det.
• Omedelbart meddela AgR om förändringar i organisationen som kan kräva förnyad bedömning. Omfattningen av sådan bedömning avgörs av AgR och bekostas av certifikatsinnehavaren.
• Informera AgR om verksamhetsförändringar, ägarbyten, nedläggning eller andra större förändringar inom det certifierade området.
• Omedelbart rapportera eventuella myndighetsingripanden, förelägganden eller lagöverträdelser som berör verksamheten.
• Godkänna motsvarande AgR-certifikat hos andra organisationer.
• Genom att beställa certifiering godkänner kunden dessa regler i sin helhet.

6. Återkallande eller indragning av certifikat

Ett certifikat kan återkallas omedelbart, tillfälligt eller permanent om någon av följande situationer uppstår:

• Kunden allvarligt bryter mot skyldigheterna enligt punkt 5.
• Krav i gällande lagstiftning inte uppfylls.
• Myndighetsförelägganden eller ålägganden inte åtgärdas.
• En stor avvikelse konstateras vid revision och nödvändiga åtgärder inte genomförs.
• Certifikatet används för en högre nivå än det avser.
• Certifikatet eller certifieringsmärket missbrukas eller används vilseledande.
• Osanna eller ofullständiga uppgifter lämnas till AgR.
• Väsentliga förändringar i organisation eller ledningssystem undanhålls.
• Förelagda förbättringsåtgärder inte genomförs.
• Kunden har obetalda skulder till AgR.
• Kunden har försatts i konkurs eller verksamheten har upphört.
• Kunden själv säger upp sitt certifikat.

Vid återkallelse skickar AgR ett rekommenderat brev med mottagningsbevis till organisationen. Certifikatet ska omedelbart återlämnas, och alla hänvisningar till certifieringen ska upphöra. Om detta inte sker kan AgR kontakta leverantörer och affärspartners för att informera om att certifieringen inte längre gäller. AgR kan dessutom kräva ett vite på upp till 50 000 kronor och vidta rättsliga åtgärder.

Om återkallelsen är tillfällig krävs en efterrevision för att bekräfta att orsaken till återkallelsen har åtgärdats innan certifikatet återutfärdas. Om kunden upprepade gånger inte uppfyller kraven inom vissa delar av sitt scope har AgR rätt att reducera certifikatets omfattning.

7. AgR:s åtaganden och ansvar

AgR åtar sig att:

• Utföra certifieringsrevisioner i två steg enligt överenskommen plan.
• Genomföra uppföljningsrevisioner minst en gång per år, eller oftare vid behov eller på kundens begäran.
• Utföra recertifieringsrevisioner vart tredje år.
• Behandla all information konfidentiellt.
• Informera och uppdatera kunder i frågor som rör deras certifiering och certifikat.
• Tillhandahålla icke företagsspecifika dokument på begäran.

Alla certifieringsbeslut fattas av AgR utan påverkan från utomstående. Revisionsteamet utses enligt krav på objektivitet och oberoende. Kunden har rätt att avvisa föreslagna revisorer innan revisionen inleds, men inte under pågående revision.

Om kunden framför välgrundade invändningar mot revisionens kvalitet eller opartiskhet, och AgR godkänner dessa, genomför AgR en ny revision med andra revisorer utan extra kostnad. AgR ansvarar inte för om tredje part inte erkänner utfärdat certifikat eller för följder av att certifikatet inte accepteras som bevis i tvister, till exempel vid produktansvar eller leveransvillkor.

8. Recertifiering

Kunden är skyldig att informera AgR om organisatoriska förändringar som kan påverka certifieringen. AgR avgör hur dessa förändringar påverkar ramen för certifieringen och eventuell ny bedömning bekostas av kunden. Recertifiering sker vart tredje år och ska planeras i god tid före certifikatets utgång, normalt cirka sex månader innan. Recertifiering krävs oavsett om standarden som certifikatet baseras på har ändrats eller inte.
Vid större avvikelser måste åtgärder vara implementerade och verifierade innan certifikatets giltighet löper ut. Vid recertifieringen bedömer AgR effektiviteten i ledningssystemet baserat på dess förmåga att uppnå mål och resultat.

9. Ändring av bestämmelser och standarder

AgR förbehåller sig rätten att omedelbart ändra dessa regler, exempelvis vid ändringar i de standarder som ligger till grund för AgR:s ackreditering eller för kundens certifiering. Om en standard som certifikatet baseras på revideras måste certifikatsinnehavaren förbinda sig att uppfylla kraven i den reviderade versionen för att certifikatet ska kunna förlängas. Kunden ges rimlig tid för omställning till de nya kraven. Om en ny bedömning krävs bekostas den av kunden. AgR informerar alla certifikatsinnehavare i god tid om förändringar som påverkar dem, så snart informationen finns tillgänglig.

10. Förändring av scope (certifierad verksamhet)

En kund kan när som helst begära att certifikatets omfattning (scope) minskas. Begäran ska ske skriftligen, varefter AgR utfärdar ett nytt certifikat med den justerade omfattningen. Om en kund vill utöka sitt scope planerar och genomför AgR en kompletterande revision som motsvarar de nya delarna av verksamheten. Denna revision kan vid behov genomföras i samband med en uppföljnings- eller recertifieringsrevision.

11. Förändring av ackreditering

AgR förbehåller sig rätten att ändra dessa regler med omedelbar verkan om förändringar sker i krav eller standarder som påverkar AgR:s ackreditering. Certifikatsinnehavare ska ges rimlig tid att anpassa sig vid behov. AgR informerar alla berörda kunder så snart förändringar som påverkar deras certifiering blir kända, till exempel vid minskning av AgR:s ackrediterade scope.

12. Överklagande av certifieringsbeslut, klagomål och dispyter

Organisationer och andra intressenter kan överklaga certifieringsbeslut eller framföra klagomål till AgR. Överklaganden ska ske skriftligen inom sex veckor efter beslutet.

Process för överklagande:

1. Överklagandet skickas skriftligen till AgR:s kommitté för opartiskhet, som bedömer om saklig grund finns. Bekräftelsebrev skickas snarast till berörda parter.
2. Kommittén kan vid behov begära ytterligare synpunkter eller kompletterande information.
3. Kommittén vidarebefordrar överklagandet till AgR för kommentar. AgR ska skriftligen ange om man motsätter sig ändring av beslutet och varför. Kommittén skickar sedan svaret till klaganden för eventuellt yttrande.
4. Efter att alla yttranden mottagits fattar kommittén beslut och dokumenterar skälen i en skriftlig rapport.
5. Beslutet meddelas skriftligen till berörda parter. Under pågående handläggning gäller AgR:s tidigare beslut.
   Kommitténs beslut är slutgiltigt.

Klagomål eller dispyter som rör certifierade kunder, kommitténs sammansättning, val av revisionsteam eller andra frågor kan lämnas skriftligen eller muntligen till AgR eller direkt till kommittén för opartiskhet och behandlas enligt samma process.

AgR ansvarar för att alla överklaganden och klagomål hanteras korrekt och opartiskt. Kommittén för opartiskhet bedömer ärendena för att säkerställa oberoende beslut. Om ett klagomål anses relevant vidtar AgR nödvändiga korrigerande och förebyggande åtgärder. Samtliga ärenden dokumenteras och används i AgR:s förbättringsarbete. Eventuell publicering av resultat sker endast efter samråd mellan klagande och AgR. Alla ärenden hanteras under strikt sekretess tills beslut fattats.

13. Avbokningar

Revisioner som datumsatts ihop med kunden och medför tidsspillan för AgR, debiteras kunden.